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Jeunesse Canada au travail : la synthèse

Geneviève Wong 

Si vous avez embauché un participant dans le cadre du programme Jeunesse Canada au travail (JCT) dans votre musée cette année, vous pensez peut-être aux derniers rapports requis. Les dernières exigences peuvent sembler accablantes; c’est pourquoi l’Association des musées canadiens (AMC) a créé des ressources pour vous aider

Que ce soit pour le programme JCT dans les établissements du patrimoine (emplois à court terme pour étudiants) ou JCT pour une carrière vouée au patrimoine (stages pour diplômés), vous devez soumettre un Rapport de fin d’emploi, un Questionnaire d’évaluation en ligne et les registres de paie pour chaque participant

De plus, si vous avez offert un stage, vous devrez remettre un Plan de développement de compétences ainsi que deux rapports narratifs (un de la part de l’employeur, et un de la part du stagiaire)

Astuce : Votre jeune participant a un rôle à jouer dans le processus de remise de rapports finaux. Assurez-vous de réserver du temps pendant leur dernière semaine d’emploi pour qu’ils complètent leur Rapport de fin d’emploi, leur Questionnaire d’évaluation en ligne et leur rapport narratif (ce dernier s’applique seulement aux stagiaires diplômés).

Rapport de fin d’emploi

Il y a deux éléments dans le Rapport de fin d’emploi : en tant qu’employeur, vous devez en compléter un, et votre participant doit en remplir un autre. Nous vous recommandons de prendre un moment avec votre participant lors de sa dernière semaine de travail pour que vous puissiez tous deux remplir votre Rapport de fin d’emploi, tandis que vous pouvez communiquer directement avec votre participant, avant qu’il retourne à l’école.

Vous pouvez remplir le Rapport de fin d’emploi sur le site Web de Jeunesse Canada au travail, tout comme les autres rapports que vous avez soumis précédemment comme le Rapport de dotation. Lorsque vous accédez à votre compte, vous serez dirigés automatiquement vers la page « Mon tableau de bord ». Si vous défilez vers le bas, vous trouverez vos emplois actuels sous le titre « Projets en cours ».

Vous devez cliquer sur le nom de votre participant pour accéder à la page d’information générale pour le poste. Vous pourrez y voir quels formulaires vous et le participant devez remplir. Le lien vers le Rapport de fin d’emploi se trouve directement sous le Rapport de dotation.

Le Rapport de fin d’emploi est votre formulaire de réclamation final. Vous devez soumettre le total des détails réels de l’emploi de votre participant afin que nous puissions calculer le coût du poste. Vous devez fournir des renseignements sur le poste, entre autres les dates de début et de fin, le nombre d’heures travaillées, le salaire brut versé et les coûts obligatoires de l’employeur (RPC, A-E, etc.).

Astuce : Avez-vous reçu du financement de la part d’autres sources? Assurez-vous de les inscrire sous « Autres contributions financières pour le salaire seulement ». Note : Si vous êtes un musée administré par une municipalité, le financement qu’elle vous verse pour votre budget opérationnel n’est pas considéré comme une autre source; vous devez inscrire le financement reçu par l’entremise d’autres subventions ou programme, par exemple Emplois été Canada.

Astuce : Si vous avez déboursé des sommes pour des « extras » comme des occasions de perfectionnement professionnel, un uniforme, etc., assurez-vous d’inscrire ces montants sous « Contributions de l’employeur autres que pour le salaire ».

Questionnaire d’évaluation

Une fois votre Rapport de fin d’emploi rempli, retournez sur la page de vue d’ensemble du poste et cliquez sur le Questionnaire d’évaluation. Votre participant devra également remplir ce rapport dans leur compte JCT en ligne. Ne vous inquiétez pas, le Questionnaire d’évaluation est anonyme et soumis directement au ministère du Patrimoine canadien. Tous les renseignements recueillis aident le ministère à améliorer le programme.

Un rapport narratif doit comprendre…

Le rapport de l’employeur devrait comprendre :

  1. Une description du projet, y compris les tâches et les responsabilités du stagiaire lors de son passage chez vous
  2. Un résumé des compétences que votre stagiaire a développé ou amélioré au cours de son travail
  3. Les résultats du projet. Quelle incidence le projet a-til eue au sein de votre musée? Et sur votre stagiaire?
  4. Les difficultés que votre stagiaire a éprouvées et les solutions apportées
  5. Les différences entre le plan de votre projet et le stage réel
  6. Les approches créatives qui ont ajouté de la valeur à l’expérience de travail de votre stagiaire e
  7. Les méthodes mises en œuvre pour assurer le succès de votre projet
  8. Le compte-rendu ou l’entrevue de départ de votre stagiaire
  9. Deux ou trois points saillants du projet

Le rapport du stagiaire devrait comprendre :

  1. Les coordonnées du stagiaire
  2. Une description du projet qui résume ses tâches et responsabilités
  3. Les résultats du projet. Quelle incidence le projet a-t-il eut sur leur employabilité? Quel parti le musée en a-t-il tiré?
  4. Quelles compétences le stagiaire a développées ou améliorées
  5. Les réalisations accomplies au cours du projet
  6. Les difficultés éprouvées et les solutions apportées
  7. Les différences entre le plan du projet et le stage réel
  8. La situation d’emploi :
    1. Est-ce que le stagiaire a reçu une offre d’emploi? Quel type de travail, et quelle en est la durée?
    2. Si le stagiaire n’a pas reçu d’offre d’emploi, est-ce qu’il y a des perspectives d’emploi à l’horizon? Quels sont leurs plans professionnels?

Registres de paie

Les registres de paie permettent à l’AMC de confirmer les coûts réels du projet. Ces registres nous permettent de déterminer le montant de votre dernier versement. Les registres doivent inclure les renseignements suivants :

  • Nom du participant
  • Dates de début et de fin d’emploi
  • Salaire horaire l Salaire brut total
  • Prime d’heures supplémentaires
  • Rémunération des jours fériés
  • Rémunération de vacances
  • Contributions au Régime de pensions du Canada (pour les participants de 18 ans et plus)
  • Contributions à l’assurance-emploi
  • Contributions à Indemnisation des travailleurs/impôt-santé des employeurs, le cas échéant

Cela peut sembler comme beaucoup de renseignements, mais ils sont généralement compris dans les registres créés par les logiciels comptables. Le représentant des finances de votre institution saura quels renseignements vous fournir. Si vous ne disposez pas de logiciel de paye, vous n’avez qu’à communiquer avec l’AMC pour recevoir un gabarit vous permettant de fournir tous les renseignements nécessaires. N’oubliez pas de signer ce document pour en confirmer l’exactitude.

Astuce : N’envoyez pas de relevé d’emploi ou de calculs effectués à l’aide des calculatrices en ligne de l’Agence du revenu du Canada. Nous ne pouvons pas accepter ces documents en vertu des règles du programme.

Astuce : Protégez les renseignements confidentiels. Assurez-vous, entre autres, que tout document final n’inclut pas le numéro d’assurance social du participant.

Il est extrêmement important que vous nous fournissiez des registres de paie exacts. Nous nous assurons que les participants sont payés correctement et que toute coquille, comme des vacances sous-payées, est corrigée. Le calcul des coûts exacts des projets nous permet de redistribuer le financement non utilisé pour appuyer d’autres projets.

Si vous avez embauché un étudiant d’été dans le cadre du programme JCT dans les établissements du patrimoine, vous avez terminé toutes les étapes une fois le Rapport de fin d’emploi, le questionnaire d’évaluation et les registres de paie soumis.

Pour ceux d’entre vous qui ont embauché un stagiaire dans le cadre du programme JCT pour une carrière vouée au patrimoine, vous avez deux autres exigences à remplir :

Plan de développement de compétences (PDC)

Au début du stage, vous avez rempli un PPC avec votre stagiaire. Ensemble, vous avez discuté des capacités et des qualités que ce dernier souhaitait améliorer, et quelles tâches au cours de leur projet leur permettraient d’atteindre leurs objectifs. À la fin du stage, vous et votre stagiaire devez revoir le plan et déterminer si les objectifs ont été atteints. Le PPC contribue à assurer que l’expérience est adaptée à votre stagiaire et leurs objectifs professionnels; il est donc important d’incorporer le PPC au compte-rendu de votre stagiaire.

Rapports narratifs

Deux rapports narratifs doivent être soumis : un rédigé par l’employeur, et un par le stagiaire. Ces rapports sont de brèves analyses approfondies du projet de vos points de vue respectifs. Cela aide l’AMC à mieux connaître ce que votre organisation a accompli pour bonifier le perfectionnement professionnel du stagiaire ainsi que l’incidence de leur travail au sein de votre organisation. Ces rapports démontrent à Patrimoine canadien comment le programme appuie la nouvelle génération de spécialistes des musées au Canada. Afin de vous aider dans votre rédaction, vous trouverez dans cet article un plan, intitulé « Un rapport narratif doit comprendre… »

Nous comprenons que les rapports finaux exigent du travail, mais ces éléments, comme le Questionnaire d’évaluation, permettent de présenter des recommandations importantes au ministère du Patrimoine canadien. Les PDC et les rapports narratifs permettent également d’assurer un avenir prometteur pour le stagiaire. Si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à communiquer avec nos employés JCT dévoués ici à l’AMC. Après tout, nous sommes là pour vous aider! M